Cada año las empresas asignan sus presupuestos para sus áreas de tecnología debido a la importancia que estas tienen hoy en día y lo alineadas que deben estar con el negocio para conseguir el logro de los objetivos; sin embargo, cuando se conoce el monto de dinero con que se cuenta para trabajar al interior de estas, inmediatamente comenzamos a pensar en los proyectos pendientes por sacar adelante, Nuevos Desarrollos, Equipos de Cómputo, Switches, Routers, Firewalls, etc. En definitiva, cualquier componente tecnológico que permita a la empresa realizar los procesos de una forma mucho más eficiente y ahorrar costos en la realización de estos.
A pesar de toda la tecnología que queremos aplicar en nuestros negocios nos olvidamos de asuntos básicos y que son vitales para los negocios como es el contacto con nuestros clientes; para esto, usamos nuestro sitio web con su sistema de chat, el contáctenos, canales como el Facebook y el Twitter y cuantos mecanismos se nos ocurran, pero no podemos negar que el sistema telefónico sigue siendo el papá de los pollitos para hacer negocios. Este contacto, después del cara a cara, es el que más confianza nos genera para seguir adelante en nuestros planes de negociaciones. Lastimosamente este hecho aunque todos lo conocemos se queda puramente en palabras, porque cuando se nos da a conocer el monto del presupuesto, lo último en lo que se piensa es en el sistema telefónico de la compañía. Para demostrar esto, haga en este momento el ejercicio mental de recordar la última vez que en su empresa se realizó una actualización o un desarrollo particular con el sistema telefónico.
Los administradores (y no me refiero solamente a los administradores de sistemas o áreas de tecnología) han olvidado que este normalmente es el primer punto de contacto que tienen con sus clientes y no se han tomado tiempo para dimensionar las mejoras que pueden realizar en este sentido al interior de las empresas. El sistema telefónico de una empresa hoy en día no es solo la máquina que nos contesta dándonos generalmente una bienvenida y nos pide que ingresemos el número de la extensión; esto es solo la parte básica de estos sistemas y a pesar de esto aún tenemos en las empresas la recepcionista que pasa aburrida la mayor parte de su tiempo de labores porque solamente recibe llamadas y las transfiere, cuando pudiese ser un recurso mucho mejor utilizado y más valioso en las empresas.
Un sistema telefónico en la actualidad debe ayudar a que seamos mucho más eficientes en la atención de nuestros usuarios, y esto se puede comenzar a lograr desde las funciones básicas como un identificador de llamadas y un correo de voz. ¿No ha imaginado usted cuanto pierde su negocio por el sólo hecho que al momento de nuestro cliente llamar no nos encontramos en la oficina y no hay la más mínima opción de darnos cuenta quien nos realizó esa llamada para hacer seguimiento a la necesidad de nuestro cliente? Pues este tema es tan delicado que ya las empresas han optado por la implementación de contact centers únicamente para la recepción de pedidos, y de esta forma evitar la fuga de dinero y peor aún la fuga de clientes; porque, si usted no atiende a su cliente en el momento en que él lo necesita, tenga por seguro que alguien lo hará y lo más probable es que la próxima vez ese cliente no lo llame a usted como primera opción.
Antiguamente para una empresa Pyme o microempresa, como la mayoría de las que existe en nuestro país, era impensable la idea de tener el servicio de un call center ó contact center debido a los altos costos que estos tienen; sin embargo, la facilidad que hoy brindan los proveedores de Servicio como Telmex y UNE por mencionar los más populares en Colombia ha hecho que estos costos bajen casi diariamente. Esto sumado a la eficiencia obtenida por proveedores de Telefonía IP, para llevar nuestra voz por las redes de datos de forma que esta no se entrecorte ni se distorsione como antiguamente sucedía, ha hecho que las empresas ya vean esto como una opción, tal vez no la más barata pero si asequible para dar un mejor servicio a sus clientes.
Muchos habrán escuchado hablar de Asterisk*, este es un software de código abierto (bajo licencia GPL), que instalado en un computador nos ofrece absolutamente todas las facilidades que nos brindan los sistemas PBX de los grandes fabricantes a nivel mundial y muchas otras características que en otro artículo daremos a conocer. Con Asterisk* las empresas lograrán realizar la implementación de un sistema telefónico completamente IP que brindará muchas posibilidades a las empresas para la creación de aplicaciones que ayuden no solo a bajar costos sino a mejorar la atención que brindan a sus clientes. Asterisk* por su eficiencia y bajo costo de implementación respecto a las marcas competidoras, se ha encargado de arrebatarles un gran trozo del mercado y lo más importante es que ha permitido que las empresas pymes y pequeñas vean que estas tecnologías no solo son aplicables a las empresas grandes o las multinacionales. Tan así es que muchos sistemas telefónicos en Colombia funcionan bajo Asterisk* porque han visto que con este pueden ahorrarse costos muy significativos y realizar implementaciones con su sistema telefónico que los ayude realmente a ser mucho más eficientes en la realización de su trabajo.
Muchas empresas en el país han visto en este software un gran aliado para mejorar su interacción con los clientes mediante sus sistemas telefónicos y hacer que su presencia no sea solo a nivel local sino que con ayuda de los proveedores de Telefonía IP, pueden tener presencia en casi cualquier país del mundo mediante el alquiler de líneas telefónicas en los países de su interés y que absolutamente todas las llamadas sean atendidas en sus instalaciones independientemente de donde se encuentre ubicada. Muchas otras empresas han preferido contratar aliados tecnológicos para que estos hagan la instalación de su contact center en sus instalaciones, y de esta forma mantener el manejo y control absoluto de este. Esto es posible debido a las facilidades de administración que Asterisk* brinda, así como la obtención de toda la información sobre las llamadas que atraviesan nuestro sistema telefónico.
Los sistemas como Asterisk* nos permiten también realizar importantes ahorros de dinero en el presupuesto destinado a las comunicaciones de la empresa y le daré ejemplos para que sea más claro:
· En la mayoría de las compañías es necesario mantener dos redes, una dedicada a los datos y otra a la telefonía. Con sistemas IP como Asterisk*, es necesario tener en la empresa únicamente una sola red y no dos ya que para estos sistemas su voz es convertida en datos y de esta forma se permite que todo viaje por una sola red.
· Con sistemas como Asterisk* las viejas máquinas de fax no son necesarias, ya que se maneja el concepto de Mensajería Unificada y estos faxes son recibidos como un correo electrónico más.
· En sistemas Asterisk* características como el identificador de llamadas, por las que hoy se debe pagar en el mundo análogo ya vienen incluidas sin ningún costo adicional.
· En sistemas como Asterisk* usted puede tener varios proveedores para la realización de sus llamadas y dependiendo del destino de estas y los costos este se encargará de decidir por que proveedor realizar la llamada para que sus costos de comunicaciones siempre sean lo más bajos.
· Se pueden realizar desarrollos a la medida como IVR’s (Sistemas de Respuesta de Voz Interactiva) que permitan que los usuarios consulten algún aspecto del negocio sin necesidad de interactuar con personas.
· Con Asterisk* podrá unir todas las sedes de su empresa sin necesidad de realizar pago a terceros por la comunicación entre estas. Costo $0,00
· Con Asterisk* podrá hacer sus llamadas nacionales e internacionales a costos muchísimo más baratos que con los proveedores de telefonía convencional a los que estamos acostumbrados (no pongo nombres para evitarme líos).
· Y muchas otras características que veremos más a fondo en un futuro artículo.
El sistema telefónico también puede hacernos mucho más eficientes mediante la automatización de tareas y para esto doy un ejemplo. Generalmente cuando uno se realiza exámenes de laboratorio, le indican el día y la hora a la que puede usted pasar por los resultados. Imagínese tener un sistema lo suficientemente inteligente que en el momento en que estas máquinas generan los resultados, inmediatamente le haga una llamada al paciente indicando que sus exámenes están listos y que puede pasar por ellos en el momento en que lo desee. Esto no es ciencia ficción estos sistemas existen actualmente en Colombia y empresas como Conntux S.A.S. realizan desarrollos de este estilo para que su empresa maximice el uso de su sistema telefónico y sea mucho más eficiente en la realización de las labores propias del negocio.
Conntux S.A.S. es una empresa dedicada a facilitar soluciones de tecnología que apoyen a las Pymes y Pequeñas empresas en el logro de sus objetivos mientras obtienen ahorros significativos. Contamos con la experiencia y el talento humano para la implementación de soluciones sobre Asterisk* ya que contamos con ingenieros certificados por Palosanto Solutions para dar soluciones de Telefonía IP, Los proyectos de telefonía IP que desarrollamos van desde el cambio de su planta para comenzar a obtener los beneficios de los Sistemas IP, hasta el desarrollo de complejos sistemas IVR encargados de recibir información de los usuarios del sistema y dar resultados a estos de sus consultas.
Para comenzar a cambiar este panorama de obsolescencia tecnológica, es importante que las empresas en cabeza de sus administradores y el personal de tecnología, tomen conciencia de la importancia que tiene el sistema telefónico en sus procesos internos y externos. Es vital comenzar la transición de nuestras viejas plantas telefónicas análogas hacia los sistemas telefónicos IP como Asterisk*, para de esta forma estar a la vanguardia de la tecnología mundial y hacer uso de estas realmente de forma provechosa para nuestro negocio. Recuerde que tiene importantes aliados con el conocimiento suficiente para apoyarle en su proyecto y hacer que este sea exitoso.
La invitación entonces es a que evalúe qué tipo de atención está ofreciendo a sus clientes, analice cómo puede su sistema telefónico ayudarle a mejorar esta atención, los costos que puede reducir por concepto de telefonía y de esta forma ayude a su empresa a ser mucho más eficiente. Haga cambios en este sentido para darle una nueva cara a su negocio. Es como arreglar el frente de su casa para dar una muy buena impresión y mejor atención a sus visitantes.
C.E.O.
Conntux S.A.S.
gerencia@conntux.com
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